SOFTWARE AKUNTANSI PRAKTIS

Berdasarkan pengalaman kami dalam melakukan implementasi software akuntansi custom di perusahaan-perusahaan customer, ada beberapa point kunci yang  memiliki pengaruh besar dalam proses implementasi software pada perusahaan.

1. Dukungan dari Top Management

Implementasi aplikasi akuntansi memerlukan dukungan dari manajemen level atas, hal ini dikarenakan implementasi sistem yang mencakup semua departemen dalam suatu perusahaan akan menyebabkan keterkaitan antar departemen tersebut.
Keputusan yang diambil untuk satu departemen akan berhubungan dengan departemen lainnya dan bisa jadi saling bertolak belakang sehingga membutuhkan koordinasi dari manajemen level atas.
Bukan hanya koordinasi, seringnya terjadi perubahan proses bisnis atau kebijakan, yang disebabkan oleh penerapan sistem baru.

2. Jebakan Ekspektasi

Pertanyaannya menjadi penting, apakah sebelum membeli aplikasi komputer akuntansi baru kita sudah mengetahui kebutuhan atau harapan yang kita inginkan?
Hal ini sangat penting karena tanpa harapan atau ekspektasi yang jelas, biasanya akan berujung kepada kekecewaan.
Apabila perusahaan dapat mengetahui kebutuhannya, maka dapat secara mudah akan menemukan solusinya dari permasalahannya.
Apabila sebuah perusahaan tidak tahu apa yang menjadi kebutuhan dalam perusahaan, maka akan terjebak pada apa yang menjadi keinginan, sehingga meskipun mendapatkan sesuatu , tetapi tidak akan menjawab kebutuhan saat ini.

3. Business Process Blueprint

Hal selanjutnya yang menjadi salah satu prioritas kunci sukses dalam implementasi software keuangan adalah diskusi mengenai manajemen bisnis proses yang ada diperusahaan anda.
Tujuan dari diskusi ini adalah agar pihak konsultan atau siapapun yang membantu anda dapat mengerti dengan persis apa yang terjadi saat ini, dan kebutuhan perusahaan kedepan.
Diskusi blueprint harus melibatkan semua pihak-pihak terkait, dan bisa berakibat fatal apabila hanya melibatkan pengguna yang melakukan admin padahal keputusan harus diambil oleh manajer pembelian.
Keputusan yang akan diambil sepihak oleh pihak pembelian, padahal pihak gudang memiliki kepentingan tersendiri sesuai operasionalnya.

4. Manajemen persiapan data

Istilah Garbage in Garbage Out sudah sering kita dengan, Namun dari pengamatan kami, persiapan data lama untuk perpindahan ke sistem baru sering terlewatkan dan menjadi sebuah kendala yang fatal.
Karena masalah dengan akurasi data, sistem, SOP, dan penggunanya sudah siap.
Dapat anda bayangkan bahwa sangat pentingnya manajemen keuangan  harus direncanakan secara baik, dan secepat mungkin.
Sebelum melakukan implementasi software keuangan, Kami biasanya membahas perpindahan data ini sejalan dengan diskusi bisnis proses, hal ini agar pengguna mempunyai waktu untuk menyiapkan data-datanya, dan melakukan koreksi yang dibutuhkan sebelum sistem baru berjalan.

5. Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?

Data bisa anda lakukan pada saat melakukan training dan khususnya testing, akan tetapi pertanyaan terakhir adalah apakah calon pengguna software kita sudah siap?
Secara umum tidak semua calon pengguna (users) terlibat didalam implementasi software keuangan. Misalnya ketika perusahaan anda ingin menggunakan software keuangan yang memudahkan persamaan akuntansi , anda memiliki 20 calon pengguna sistem baru, mungkin hanya sekitar 5 orang yang akan terlibat dalam organisasi dan aktifitas proyek implementasi aplikasi akuntansi tersebut.
Pengguna ahli anda mungkin sudah siap menggunakan sistem yang baru, karena mereka terlibat selama 3 atau mungkin 6 bulan atau tahunan, akan tetapi calon pengguna lainnya yang tidak terlibat langsung.

6. Testing Dan Training

Testing adalah aktifitas yang sangat penting dan kritikal dalam proses implementasi software, pada tahap ini setelah tim proyek calon pengguna sudah mengerti bagaimana menggunakan sistem akuntansi .

Oleh karena itu waktu yang harus disiapkan untuk melakukan proses testing harus lebih banyak dibanding ketika kita membeli accounting software yang sudah ada dipasaran.
Setelah konfigurasi atau setup sistem sesuai dengan blueprint selesai dilakukan dan testing dilakukan oleh konsultan dengan menggunakan data-data yang telah disiapkan oleh calon pengguna, maka langkah selanjutnya yang harus diperhatikan dan dilakukan agar kita dapat sukses melakukan implementasi sistem adalah melakukan training kepada tim proyek.

Begitu penting untuk melakukan proses training dengan menggunakan data-data yang  telah dimiliki oleh perusahaan berjalan selama ini.

7. Go Live Strategy

Keputusan strategis yang sangat penting dan menjadi salah satu penentu dalam implementasi sistem adalah, memutuskan apakah saat sistem baru untuk menyusun laporan keuangan di mulai berjalan (go live), sistem lama akan tetap digunakan?
Dari pengguna, umumnya langsung memutuskan atau paling tidak berpikir bahwa pada saat software baru Go Live, setidaknya masih paralel terlebih dahulu dengan software lama selama beberapa waktu tertentu, misalnya 3 bulan.

Alasan yang relevan adalah, agar aman supaya apabila nanti aplikasi akuntansi baru terjadi masalah, maka operasional yang ada di perusahaan tidak terganggu karena masih ada back up software lama.
Berdasarkan pengalaman, kami mencoba membuat rangkuman daftar perbandingan Paralel Run vs Cut Off:

PARALEL RUN

Aman secara bisnis. Apabila terjadi sesuatu kendala maka masih ada software keuangan lama sehingga operasional bisnis tidak akan terkendala atau terganggu.

Karena pada saat live sistem baru, user harus menginput data dua kali maka sangat melelahkan bagi user , di sistem yang lama dan baru. Kemudian membandingkan laporan dari kedua sistem yang ada untuk menguji apakah sistem baru sudah sama dengan software lama. Ini yang menjadikan “never ending project”, karena data yang diinput tidak pernah selesai terkejar ke dalam dua sistem tersebut.
Lalu pemeriksaan dua laporan tidak pernah selesai karena kesibukan operasional yang berjalan.

Persepsi dan respon user pada saat proyek berjalan.

Ketika implementasi software memasuki fase testing user diminta berkomitmen untuk melakukan testing dengan serius.  Kenapa? Karena mereka mengganggap masih “aman”, dan nanti juga masih ada aplikasi lama pada saat kita Go Live berjalan.

CUT OFF
Pada saat go live user hanya input 1x pada software baru, software lama sudah langsung dimatikan pada saat software baru berjalan.

Pada saat implementasi aplikasi akuntansi berjalan, user akan menjadikan tahap testing lebih serius karena saat testing inilah menjadi kesempatan untuk melakukan uji coba membuat laporan keuangan akuntansi secara lengkap. Ketika go live maka semua sudah harus tersedia dengan baik untuk mendukung operasional.

Perpindahan data jelas, karena pada saat tanggal Cut Off yang ditentukan, saldo dari sistem lama harus dipindahkan ke sistem baru. Mulai dari stok, hutang, piutang dan aset.